Major Event Management

F13.01 11 features Planned

At a glance

Major Event Management orchestrates flagship tournaments such as World and Continental Championships from the initial bid all the way to the final medal ceremony. It coordinates venue selection, delegations, transport logistics, accreditation, ceremonies, hospitality, and financial reporting in a single shared workspace used by host federations, FIPJP, CEP, and the local organising committees on the ground.

How it works

The platform treats each major event as a multi-year project with its own planning timeline, milestones, stakeholders, and budget ledger. Bidding federations submit dossiers through a structured form covering venue capacity, accommodation inventory, transport links, financial guarantees, and host-broadcast plans, which the awarding body then scores against weighted criteria with comments and votes recorded for audit. Once an event is awarded, the local organising committee inherits a templated workspace with critical-path milestones (12, 9, 6, 3, 1 month checkpoints) and assigned owners.

Venue selection runs through an approval workflow where technical delegates inspect facilities and sign off on lane counts, lighting, broadcast positions, doping-control rooms, and accessibility. Accommodation management imports room blocks from partner hotels, allocates them per delegation based on declared squad size, and tracks single/double/twin preferences plus dietary requirements. Transport logistics coordinates airport pickups, daily venue shuttles, and ceremony transfers with manifests generated per bus per day.

The accreditation engine issues differentiated badges with QR codes and zone permissions for players, coaches, officials, media, sponsors, and VIPs, and revokes access instantly if needed. Ceremony planning covers the run-of-show for opening, closing, and medal presentations with cue sheets, music, flag protocol, and anthem timings. VIP and hospitality modules handle invitations, dietary needs, seating, gifts, and lounge access.

Throughout the event lifecycle a P&L tracker reconciles ticket revenue, sponsorship, federation contributions, and grants against venue, accommodation, transport, staffing, and ceremony costs, giving the host and FIPJP/CEP a real-time financial view.

Key capabilities

Structured bid submission with weighted multi-criteria scoring and audit trail
Templated multi-year planning timeline with milestones and owners
Venue inspection and approval workflow for technical delegates
Delegation accommodation allocation with rooming preferences and dietary needs
QR-coded accreditation with zone permissions and instant revocation
Ceremony run-of-show with flag, anthem, and music cue sheets
Real-time event P&L combining revenue, sponsorship, and operating costs

In practice

A national federation downloads the bid template, fills in venue, accommodation, and financial sections, and submits the dossier to FIPJP. Evaluators score each section, comment in-thread, and vote; the winning bid is announced and the host LOC inherits a planning workspace pre-populated with milestones. Over the following months the LOC selects and gets venue approval, contracts hotel blocks, opens delegation registration, and assigns volunteers.

A week before the event, accreditation badges are printed from the system. During the event, transport manifests update daily, ceremony cues fire on schedule, and the budget dashboard tracks actuals. After closing, the LOC publishes the final P&L to FIPJP with all supporting documents archived for the next host.

Features in this subsystem

ID	Status	Features
F13.01.01	Planned	World Championship event management ⊘ delvis: m-6/m-7/m-8/m-9 har levererat bud, tidslinje, arenor, boende, transport, ceremonier, budget, ackreditering, volontärer och VIP-hospitality; raden som HELHET (ett mästerskaps hela livscykel) har ingen egen leverans
F13.01.02	Planned	Continental Championship management ⊘ samma som F13.01.01 — delarna levereras av m-6/m-7/m-8/m-9, aldrig raden som helhet
F13.01.03	Shipped	Event bid submission and evaluation — event_bid (sanktionsorgan, budget som heltal+valuta, publiksiffra, utvärderingspoäng 0—100, opak dokumentreferens), högst ETT icke-terminalt bud per event som DATABASINVARIANT, och beslutet registrerat genom F1-6-typen event_bid (OnApprove ⇒ awarded + stämplat decision_on; inlämnaren kan aldrig besluta sitt eget ärende) ✅ 767f53a2.m-6 (t-1 backend + t-2 fliken Bud & utvärdering på /evenemang, inkl. eventlistans kolumn Sanktion ur budets eget fält; bevis tools/gate/devents-m6-e2e.mjs)
F13.01.04	Shipped	Event planning timeline and milestones — event_milestone med position som adress (upptagen plats ⇒ 409, aldrig en tyst ompackning), todo｜in_progress｜done och completed_at som SERVERNS stämpel; mjuk radering frigör platsen ✅ 767f53a2.m-6 (t-1 backend + t-2 fliken Tidslinje med Upp/Ned som positions-PATCH och serverns 409 i klartext; bevis tools/gate/devents-m6-e2e.mjs)
F13.01.05	Shipped	Venue selection and approval — event_venue_link (mjuk venue_ref inom tenanten, roll, banantal) med resolverad arenaprojektion i EN join och F1-6-typen event_venue_link (OnApprove ⇒ approved). Länken är ett GODKÄNNANDE, aldrig en bokning — homologering/inspektion ägs av D-VENUE ✅ 767f53a2.m-6 (t-1 backend + t-2 fliken Venues med arenaväljare ur GET /v1/venues och ärlig venue_resolved-degradering; bevis tools/gate/devents-m6-e2e.mjs)
F13.01.06	Shipped	Accommodation management for delegations — event_lodging_allotment (förhandlat rumsblock hos ett EXTERNT boende: enhet room｜bed, optionens utgång som en DAG, statusmaskinen enquiry→quoted→contracted + cancelled med status-sömmen som ENDA skrivare) och event_lodging_assignment (delegationens andel, bunden till en RIKTIG anmälningsrad — aldrig en fritextruta). Kapaciteten är MÄTT (sum(quantity) under for update på blockraden i samma transaktion), aldrig en räknarkolumn: två samtidiga fördelningar ger exakt en 201 och en 409 ✅ 767f53a2.m-7 (t-1 backend + fixtur; kontrakt specs/api/endpoints/major-event-hosting.md)
F13.01.07	Shipped	Transport logistics coordination — event_transport_line (shuttle-/transferplanen: två ändpunkter, turtäthet där null betyder ÄRLIGT "på beställning", trafikfönstret som väggklocka HH:MM båda-eller-ingen, flotta som antal × platser, statusmaskinen planned→quoted→booked + cancelled). Linjen är en PLAN — ruttplanering, kartor och fordonsspårning är icke-mål ✅ 767f53a2.m-7 (t-1 backend + fixtur; kontrakt specs/api/endpoints/major-event-hosting.md)
F13.01.08	Shipped	Accreditation system (players, officials, VIP, volunteers) — accreditation (ansökan → F1-6-beslut → utfärdat pass → återkallelse) med den SLUTNA zonvokabulären som databasinvariant, accreditation_zone_grant (BR30:s event-zon, request-typen event_zone_access, F1-7-svepet accreditation_zone_access_expiry), QR-passets HMAC-token med PINNAD domänseparation (tom nyckel ⇒ 503, aldrig ett osignerat pass; tokenet lagras aldrig — pass_kid är ett nyckel-ID) och grinden POST /v1/accreditations/scan som ren beslutsfunktion med pinnad ordning (tenant → kid → status → fönster → zon) och append-only-logg där VARJE nekande skrivs. media ingår INTE — den kedjan är D-COMM:s (040878a9.m-6), och API:t avvisar kategorin med 422 + hänvisning i stället för att skapa en andra sanningskälla ✅ 767f53a2.m-8 (t-1 backend + fixtur; kontrakt specs/api/endpoints/accreditation.md; adminfliken Ackreditering, appkortet och den publika ytan levereras i t-2)
F13.01.09	Shipped	Ceremony planning (opening, closing, medal) — event_ceremony (i18n-titel, tider, MJUK venue_ref som resolvas till venue eller ÄRLIGT null, producent, körschema, flaggprotokoll där custom kräver sin not) med publiceringen som EGEN söm och grinden "titel i tenantens default_locale". Den publika programpanelen GET /v1/public/events/{id}/ceremonies är en EXAKT whitelist på åtta fält — producer/flag_protocol/is_published läcker aldrig ✅ 767f53a2.m-7 (t-1 backend + publik rutt + fixtur; kontrakt specs/api/endpoints/major-event-hosting.md)
F13.01.10	Shipped	VIP and hospitality management — event_suite + vip_package (tier bronze｜silver｜gold｜platinum, de slutna inclusions/amenities-vokabulärerna som DATABASINVARIANTER, publicering som EGEN söm — aldrig via PATCH) + vip_booking + vip_booking_guest: priset LÅSES på bokningen (unit_price_minor/currency/deposit_pct/final_payment_due_at snapshottas ur paketet, D-4), summorna HÄRLEDS (events.SplitDeposit — depositionen avrundad, slutbetalningen som RESIDUAL, D-5), platserna MÄTS under radlås och confirmed/completed skrivs ENBART av F1-11:s OnSuccess-hookar (vip_booking_deposit/vip_booking_final). Ingen publik köpväg (D-10 — VIP säljs som avtal; publikt finns bara den STÄNGDA läsprojektionen GET /v1/public/events/{id}/vip-packages, som exkluderar opublicerat i SQL:en och aldrig bär concierge_content) ✅ 767f53a2.m-9 (t-1 backend + fixtur; kontrakt specs/api/endpoints/vip-hospitality.md; adminfliken VIP & hospitality och den publika VIP-sektionen levereras i t-2)
F13.01.11	Shipped	Event budget and P&L tracking — event_budget_line + event.budget_currency: pengar som HELTAL i minsta enhet med TECKNET i kind (revenue｜cost), serverns egna totaler (forecast_*_minor + täckningen lines_with_actual) och ett MÄTT utfall ur evenemangets egna bekräftade anmälningar. En rad utan källa svarar actual: null — aldrig 0 — och bekräftade pengar i en annan valuta ger currency_mismatch i stället för en påhittad kursomräkning ✅ 767f53a2.m-7 (t-1 backend + fixtur; kontrakt specs/api/endpoints/major-event-hosting.md)